Na prowadzenie firmy składa się wiele aspektów, a jednym z najważniejszych jest zatrudnianie pracowników. Za wykonywane obowiązki pracodawca wypłaca wynagrodzenie, z czym wiąże się wiele formalności i przepisów. Jak bezbłędnie dokonywać rozliczeń kadrowo-płacowych i czy można to komuś zlecić? Kto poradzi sobie z tym najlepiej?
Dlaczego wielu przedsiębiorców decyduje się na pomoc księgową w zakresie rozliczeń kadrowo-płacowych?
W ciągu ostatnich lat wielu przedsiębiorców, zarówno małych jak i wielkich firm na terenie Warszawy, decyduje się na outsourcing księgowy, czyli również zlecenie obowiązków związanych z administracją kadr i płac firmie zewnętrznej. Jednym z powodów jest polskie prawo, które zmienia się bardzo dynamicznie, często wprowadza różnego rodzaju dyrektywy, wymogi, uaktualnienia. Śledzenie nowych ustaw i odpowiednia ich interpretacja nie należy do łatwych, dlatego chętnie zadanie to powierza się osobom mającym dobre rozeznanie w obszarze szeroko pojętej księgowości.
Biuro rachunkowe zapewnia wsparcie profesjonalnych księgowych, posiada często wieloletnie doświadczenie i ugruntowaną wiedzę z zakresu rozliczeń kadrowo-płacowych. W wielu przypadkach można również liczyć na obecność pracowników takiego biura przy kontrolach z ZUS, Państwowej Inspekcji Pracy lub Urzędu Skarbowego
Dodatkowym atutem biur rachunkowych jest dobra znajomość specjalistycznych programów, które znacznie przyspieszają operacje księgowe i minimalizują możliwość popełnienia błędu na przykład z powodu zmęczenia czy roztargnienia pracownika wykonującego podobne obliczenia.
Co wchodzi w zakres pomocy związanej z rozliczeniami kadrowo-płacowymi?
Nierzadko rozliczenia kadrowo-płacowe są częścią pomocy księgowej, którą dane biuro rachunkowe oferuje firmie. Jej właściciele oszczędzają w ten sposób pieniądze, jakie przeznaczyliby na wynagrodzenie dla etatowej księgowej, a także zakup profesjonalnych programów komputerowych. W rezultacie przedsiębiorstw i instytucji, które zlecają swoją księgowość firmie zewnętrznej, jest obecnie wiele.
Biura księgowe dopasowują swoje oferty do indywidualnych wymagań firm, gdyż w zależności od rodzaju działalności gospodarczej, wielkości czy miejsca funkcjonowania, mogą one wymagać nieco innego zakresu usług.
Do najpopularniejszych należą jednak:
- sporządzanie list płac,
- sporządzanie świadectw pracy,
- sporządzanie umów cywilno-prawnych, umów o pracę,
- rozliczenia ZUS,
- prowadzenie kartotek wynagrodzenia pracowników,
- rozliczanie lekarskich zwolnień,
- podatkowe rozliczenia pracowników,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy,
- inne czynności kadrowo-płacowe zlecone przez klienta.
Biuro rachunkowe, dzięki oferowanym usługom, pozwala pracownikom firmy oszczędzać czas, który przeznaczaliby na cykliczne i często monotonne działania administracyjne.
Bezpieczeństwo powierzanych danych potrzebnych do rozliczeń kadrowo-płacowych
Podejmując decyzję o tym czy przekazać księgowość w ręce zewnętrznych specjalistów, przedsiębiorcy biorą pod uwagę wiele aspektów, takich jak profesjonalizm, rzetelność, wykonywanie zadań na czas, ale także bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Zlecając zewnętrznej firmie opiekę nad rozliczeniami kadrowo-płacowymi należy bowiem przekazać jej szereg danych, w tym tak zwane wrażliwe, dotyczące przedsiębiorstwa i pracowników. Są one jednak bezpieczne. Każde biuro księgowe zdaje sobie bowiem sprawę, jak ważne jest zaufanie klienta i jego poczucie bezpieczeństwa. Systemy informatyczne w takich placówkach są często dużo lepiej chronione niż firmowe serwery.
O tym, co wchodzi w zakres rozliczeń ZUS i jak sprawić, by prowadzone były one jak należy, będzie można przeczytać w kolejnym artykule.
