Wiele przedsiębiorców, bez względu na to czy mowa tu o osobach fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, czy wielkie spółki kapitałowe, decydują się powierzyć prowadzenie ksiąg pracownikom zewnętrznego biura rachunkowego. Dobrze układająca się współpraca jest gwarantem sukcesu finansowego. Warto więc zadbać o to, by obie strony były jednakowo zadowolone.
Zakres działania czyli czym zajmuje się biuro rachunkowe
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych to gospodarcza działalność, która może zostać podjęta przez każdego, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie był skazany wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, obrotowi gospodarczemu, mieniu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, ani za przestępstwo skarbowe oraz za inne przestępstwa. Konieczne jest też zawarcie umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.
Biuro rachunkowe nie zajmuje się jedynie prowadzeniem ewidencji dla celów podatkowych, na przykład podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy archiwizacją dokumentów finansowych. Jego działalność obejmuje szerszy zakres usług, do których należą między innymi:
- doradztwo biznesowe, a w tym jak założyć firmę, rejestracja firm, jak zoptymalizować wydatki, jaką wybrać formę opodatkowania,
- uzyskiwanie pełnomocnictwa procesowego i reprezentowanie przedsiębiorcy w trakcie toczących się postępowań podatkowych,
- korekta błędów wynikająca albo z niepoprawnej pracy poprzedniej księgowej albo samego podatnika,
- obsługa programów online ułatwiających operacje księgowe,
- sporządzanie i weryfikacja umów cywilnoprawnych,
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej kadr,
- sporządzanie audytu w danej firmie.
W zależności od biura rachunkowego, ilości personelu i wykształcenia pracowników czy ich doświadczenia, wachlarz usług może różnić się od siebie zakresem.
Na co zwracać uwagę by wybrać dobre biuro rachunkowe?
Wybierając biuro rachunkowe warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów. Jednym z nich jest oczywiście cena, ale ta akurat, szczególnie najniższa, nie zawsze idzie w parze z jakością. Najbardziej liczy się rzetelność danego biura, a także zakres oferowanego wsparcia merytorycznego. Warto dowiedzieć się w jakich godzinach dostępna jest pomoc księgowa, jakich kanałów używa się w komunikacji ze zleceniodawcą i jakie kroki podejmuje się w nagłych sytuacjach.
Istotna jest również dostępność dokumentacji. Zdarza się, że przedstawiciel firmy potrzebuje otrzymać zestawienie lub inny wydruk natychmiast. Nowoczesne i dobrze zorganizowane biuro rachunkowe albo skanuje wszystkie dokumenty, albo te, o które poprosi klient. W każdym wypadku mogą one zostać bezzwłocznie przesłane za pomocą poczty email.
Przynależność biura rachunkowego do zawodowych organizacji
Plusem jest na pewno przynależność danego biura do organizacji branżowych, takich jak Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Jest to najstarsza organizacja tego typu, posiada liczne oddziały, w tym również w Warszawie, i dba o kompetencje oraz wysoką jakość usług księgowych wśród swoich członków. Podobną organizacją zrzeszającą księgowych jest Centrum Informacji Księgowej.
Ponadto warto zwrócić uwagę na wysokość sumy gwarancyjnej, czyli maksymalnej kwoty, jaka może zostać wypłacona w przypadku uzyskania odszkodowania. Na koniec zdecydowanie zaleca się skorzystanie z zamieszczonych w Internecie opinii na temat danego biura lub zasięgnięcie ich od obecnych klientów biura. Poziom zadowolenia innych zleceniodawców z całą pewnością odzwierciedla całokształt działalności polecanego biura rachunkowego.
Kto odpowiada za błędy biura rachunkowego?
Wybór dobrego biura rachunkowego, czyli takiego, które w sposób wzorowy prowadzić będzie dokumentację firmy i rozliczenie z Urzędem Skarbowym czy rozliczenia ZUS, to podstawa działalności gospodarczej. Warto przypomnieć, że przekazanie prowadzenia księgowości czy rachunkowości biuru zewnętrznemu nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności prawnej i cywilnej za ewentualne błędy lub niedopatrzenia.
Co prawda właściciel firmy przekazuje księgowej pełnomocnictwo do sporządzania i podpisywania zeznań podatkowych, ale to przedsiębiorca nadal ponosi całą odpowiedzialność za prawidłowość wszelkich rozliczeń. Jeśli jednak zleceniodawca poniesie szkody finansowe ze względu na nieprawidłowe działania podjęte przez biuro rachunkowe, może ubiegać się o odszkodowanie na podstawie zawartej między obiema stronami umowy. Zleceniobiorca posiada bowiem polisę OC.
W kolejnym artykule znajdzie się odpowiedź na pytanie, czym różni się mała księgowość od dużej księgowości.